Paragraaf Bedrijfsvoering

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. De provincie werkt aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

2015

2016

2017

2018

1. Omvang in overeenstemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten (cumulatief in mln €)

2011

-20,0

-20,0

-20,0

-20,0

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage bedrijfsvoering

33

32

32

32

32

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

1

1,1

1,1

1,1

1,1

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

-

7,0

-

7,0

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op vijfpuntsschaal

3,4

-

3,8

-

3,8

3.3 Afhandeling facturen binnen 30 dagen in %

 

85

PM

PM

PM

Toelichting op indicatoren

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten

De politiek-bestuurlijke keuzes uit het Hoofdlijnenakkoord zijn leidend voor de taken die de provincie oppakt: er moet sprake zijn van een door de politiek (Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten) gelegitimeerde opdracht. Focus op de kerntaken en daarbinnen focus op die zaken waar een provinciaal belang of noodzaak aan de orde is. De producten die de provincie levert voldoen aan de door de maatschappij gewenste kwaliteit. Deze ambitie in het Hoofdlijnenakkoord wordt in het programma 'Focus met Ambitie' (FmA) uitgewerkt, waarbij personele en organisatorische kosten en kosten voor externe inhuur eveneens worden verminderd.

De financiële doelstelling van Focus met Ambitie is om door focus op de kerntaken en efficiëntere bedrijfsvoering per 1 januari 2015 de structurele taakstellingen personeel en organisatie (€ 10,0 mln) en externe inhuur (€ 10,0 mln) gerealiseerd te hebben. Conform de doelstelling wordt verwacht dat de gehele taakstelling op organisatiekosten in het komend jaar daadwerkelijk zal worden gerealiseerd.

Formatie en dekking loonkosten

2014

2015

2016

2017

2018

Formatie

1.629

1.625

1.584

1.584

1.584

Dekking (x € 1 mln)

117,3

115,1

111,2

111,0

111,0

De formatie 2015 van de provincie Zuid-Holland is ten opzichte van 2014 per saldo afgenomen met 4 fte (van 1.629 fte naar 1.625 fte). De formatie is gekrompen met 63 fte, onder andere als gevolg van uitvoering van de reorganisatie in het kader van FmA (57 fte). Ook is in de raming voor 2015 al rekening gehouden met effecten op de ondersteuning als gevolg van de decentralisatie jeugdzorg in 2016. Er is een toename van de formatie van 59 fte als gevolg van ontwikkelingen in taken (40 fte). Dit betreft onder andere de overkomst van de dienst Landelijk Gebied (DLG) naar de provincies, waarvoor de provincies gecompenseerd worden via het Provinciefonds. Verder is er sprake van intensiveringen ten aanzien van onder andere de wetten Openbaar Bestuur en Bibob (8 fte). Tot slot is er incidenteel materieel budget ingezet voor tijdelijke formatie (11 fte).

In de meerjarenraming (2016) is rekening gehouden met een structurele vermindering van 17 fte als gevolg van de decentralisatie jeugdzorg en afbouw van 23 fte als gevolg van de vorming van de regionale uitvoeringsdiensten. Verder heeft een deel van de formatie een tijdelijk karakter. Zo wordt de formatie DLG conform het inpassingsplan de komende jaren deels afgebouwd. Deze afbouw is nog niet in de formatie verwerkt, in afwachting van de definitieve besluitvorming.

2.1 Percentage bedrijfsvoering

Uitvoering van het programma Focus met ambitie leidt ertoe dat de organisatie kleiner wordt. In de loop van 2015 zal het percentage ‘ondersteuning organisatie’ naar verwachting op een stabiel niveau van 32% komen.

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

De effectiviteit van de organisatie zal toenemen naar 1.1.

3.1 en 3.2 Klanttevredenheid en Kwaliteit Dienstverlening

In 2015 worden de aanbevelingen uit het Klanttevredenheidsonderzoek uit 2014 ten uitvoer gebracht. De eerste meting van de resultaten zal in 2016 plaatsvinden.

3.3 Percentage afhandeling facturen binnen 30 dagen

Als prestatie-indicator voor het betaalgedrag van de provincie Zuid-Holland is tot op heden de gemiddelde betaaltermijn voor de afhandeling van facturen gehanteerd. Voorgesteld wordt deze prestatie-indicator met ingang van 2015 aan te passen naar het percentage facturen betaald binnen 30 dagen omdat dit een betere indicatie geeft voor het aantal facturen dat tijdig wordt betaald. Als norm voor 2015 wordt 85% voorgesteld. Verdere invulling van de norm voor de jaren 2016 e.v. volgt na nader onderzoek naar het proces en de mogelijke verbeteringen.

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Taken bij doel 2

(Effect)indicator

Nulmeting

2015

2016

2017

2018

1.Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

1.1 Duurzaam inkopen als randvoorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbestedingen)

100

100

100

100

100

Toelichting op indicatoren

1.1 Duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Duurzaamheid is een regulier onderdeel van de bedrijfsvoering. In 2009 is de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend, met als uitgangspunt 100% duurzaamheid in alle nieuwe inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens de minimumeisen uit de duurzaamheidcriteria van expertisecentrum PIANOo. Er zijn ontwikkelingen om verder te gaan dan het oorspronkelijke uitgangspunt.

Exploitatie (loonkosten en indirecte materiële lasten en baten)

 

Financiële mutaties

Toelichting / onderbouwing op mutatie

 

Eenmalig

Ja/Nee

Dekking

 

Lasten (€ 5,6 mln)

 

€ 2,4 mln (n)

Nee

Doel 6.1

€ 1,0 mln

FR

€ 1,4 mln

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

Na het opstellen van de Begroting 2015 zijn er ontwikkelingen geweest die leiden tot een toename van de loonkosten. Zo hebben het IPO en de bonden op 6 oktober 2014 een onderhandelingsresultaat bereikt voor een nieuwe provinciale cao. Daarnaast is per 1 januari 2015 een aantal wijzigingen aangebracht in de werkgeverspremies.

CAO-lonen en werkgeverspremies samen vormen de totale loonkosten. In de Begroting 2015 is € 115,0 mln opgenomen voor loonkosten. Het deel cao-lonen bedraagt € 90,3 mln en voor de werkgeverspremies is € 24,7 mln opgenomen.

Het onderhandelingsakkoord voor de nieuwe cao voor de provincies heeft geresulteerd in een structurele loonsverhoging van 2% per 1 januari 2015 en 1% per 1 juli 2015. Daarnaast is een eenmalige (bruto) bijdrage van € 450,- in 2014 uitgekeerd. Het effect van deze maatregelen op het deel cao-lonen van de begroting bedraagt voor 2015 € 2,3 mln en vanaf 2016 structureel € 2,7 mln. Over dit gestegen cao-loon zijn werkgeverspremies verschuldigd. De extra kosten bedragen € 0,6 mln in 2015 en € 0,7 mln vanaf 2016.

Enkele van de werkgeverspremies zijn gewijzigd. De wijzigingen leiden er toe dat de totaal verschuldigde premielasten dalen met 0,57% ten opzichte van de bedragen die in de begroting zijn opgenomen. In absolute termen een verlaging met € 0,5 mln.

De totale toename van de loonkosten bedraagt in 2015 € 2,4 mln en per 2016 € 2,9 mln.

In de begroting (doel 6.1) is een reservering ter grootte van € 1,0 mln opgenomen voor onvoorziene prijsstijgingen (behoedzaamheidsmarge). Dit bedrag wordt ingezet ter dekking van de stijging van de loonkosten. Het resterend benodigde bedrag van € 1,4 mln in 2015 en € 1,9 mln vanaf 2016 wordt ten laste van de financiële ruimte gebracht.

€ 0,9 mln (n)

Ja

FR

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

In 2014 is € 0,9 mln van het budget voor gedifferentieerd belonen niet besteed en bij jaarrekening beklemd. Op basis van de cao-afspraken dient dit budget beschikbaar te blijven voor het personeel conform afspraak in het Georganiseerd Overleg.

Daarom wordt het resterende budget van € 0,9 mln toegevoegd aan het budget voor gedifferentieerd belonen in 2015 ten laste van de financiële ruimte.

Eind 2014 is in het Georganiseerd Overleg een besluit genomen ten aanzien van de aanwending van het restant budget gedifferentieerd belonen. Dit restantbedrag bedraagt € 1,1 mln en is inclusief de niet-bestede gelden als gevolg van de liquidatie van de Interprovinciale Ziektekostenregeling (IZR) en de resterende middelen uit de € 480,- regeling. Het totaalbedrag van € 1,1 mln wordt voor 50% uitgekeerd als eenmalige bijdrage aan alle provinciale medewerkers en voor 50% zal het worden ingezet voor het aantrekken van jonge medewerkers.

€ 0,2 mln (n)

Ja

FR

Deze wijziging betreft een bijstelling van beleid.

Met ingang van 1 januari 2015 is de Participatiewet van kracht. Deze wet regelt onder andere het vergroten van de arbeidsparticipatie van bepaalde groepen mensen die als gevolg van een arbeidsbeperking moeilijk aan het werk komen. Het betreft voornamelijk mensen met een Wajong-uitkering met arbeidsvermogen. In 2015 heeft de provincie Zuid-Holland toegezegd 7 banen te creëren voor deze doelgroep. Het aantal banen voor deze doelgroep zal in de komende jaren in aantal toenemen.
Voor 2015 wordt een bedrag van € 0,2 mln gevraagd voor personele lasten (dienstverband of externe inhuur, aanpassing werkplekken en gebouwgebonden voorzieningen en begeleiding op de werkplek) en dit bedrag ten laste van de financiële ruimte te brengen.

€ 0,3 mln (n)

Ja

doel 6.1

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

De gemeente Dordrecht organiseert in 2015 de Koningsdag nieuwe stijl. Provinciale Staten hebben bij besluit nr. 6777 d.d. 28 januari 2015 ingestemd met het verstrekken en vaststellen van een incidentele subsidie van € 0,3 mln. Deze subsidie wordt conform het besluit uit de stelpost onvoorzien gedekt. (zie programma 6).

€ 0,8 mln (n)

Ja

FR

Deze wijziging betreft een administratieve bijstelling.

Provinciale Staten heeft voor de uitvoering van de Strategische Huisvestingsvisie (SHV) een krediet van € 13,3 mln vastgesteld. Eén van de deelprojecten is de tijdelijke externe huisvesting en het terugverhuizen van de medewerkers na de verbouwing van de bouwdelen A/B van het provinciehuis. Voor 2015 zijn deze projectkosten op € 0,8 mln geraamd. Conform de BBV regelgeving worden deze kosten in exploitatie genomen.

Het investeringskrediet SHV van € 0,8 mln wordt via de financiële ruimte naar het exploitatiebudget overgeheveld.

€ 0,5 mln (n)

Nee

BAT

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

Om de functionele verbeteringen vanuit het MPI in het planmatig Groot Onderhoud mee te nemen is extra formatiecapaciteit benodigd. Hiervoor zijn in doel 2.2 (betere bereikbaarheid en verkeersveiligheid) middelen beschikbaar gesteld om de formatie voor deze taak uit te breiden.

€ 1,1 mln (n)

Ja

FR

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

Op 15 oktober 2014 is een nieuwe groep van 12 trainees gestart bij de provincie Zuid-Holland. Bij Jaarrekening 2014 zijn middelen hiervoor beklemd en deze middelen worden nu bij Voorjaarsnota beschikbaar gesteld, bestaande uit een bedrag van € 0,6 mln voor 2015 en een bedrag van € 0,5 mln voor 2016.

Redenen om - in een periode van bezuiniging – toch een traineeprogramma te starten zijn de voortschrijdende vergrijzing van de organisatie en de behoefte aan “vers bloed” en een “frisse blik”. Daarnaast brengen trainees belangrijke vaardigheden (onder andere 'netwerkend werken') mee die van belang zijn om onze organisatiedoelstellingen te bereiken. Tot slot is het van belang om in een periode waarin nieuwe instroom maar beperkt plaatsvindt, als provincie zichtbaar te blijven als aantrekkelijk werkgever.

€ 0,7 mln (n)

Ja

RES

Aan de reserve Frictiekosten algemeen wordt voor 2015 € 0,7 mln onttrokken ten behoeve van:

  • De verwachte programmakosten FmA van € 0,1 mln.

  • De dekking van de verwachte frictiekosten FmA van € 0,6 mln.

€ 0,8 mln (v)

Ja

RES

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

Het uitstel van de overdracht van de DLG-taken naar de provincies (1 maart 2015 in plaats van de geplande 1 januari 2015), leidt tot € 0,8 mln lagere (loon)kosten van uitvoering in 2015.

€ 0,4 mln (n)

Ja

RES

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

De in deze Voorjaarsnota opgenomen budgetbijstellingen leiden tot de volgende aanpassingen/verrekeningen met de reserve 2014 DP Inzicht en benchmarking. Provinciale Staten streven naar verbetering van de inzichtelijkheid van de organisatie en haar prestaties. Daarom wordt het bedrag uit de reserve ad € 0,4 mln onttrokken voor dekking van de programmakosten (zie ook programma 6).

€ 0,2 mln (n)

Ja

FR

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget.

Exogene ontwikkelingen op het gebied van bewaking en beveiliging leiden ertoe dat dit jaar extra kosten voor beveilingsmaatregelen voor het provinciehuis worden gemaakt. Tevens worden als gevolg hiervan extra kosten gemaakt voor trainingen in crisismanagement en bedrijfshulpverlening. Door deze ontwikkelingen dient het budget met € 0,18 mln te worden verhoogd.

Daarnaast zijn er extra lasten ad € 0,05 mln voor afschrijving en onderhoud op het bestaande wagenpark en vanwege hogere kosten voor het vernieuwen van het wagenpark (poolauto's) in zowel hybride als elektrische auto's eind 2014. Hiermee wordt tevens voldaan aan motie 240 “Elektrisch Wagenpark” uit 2011.

Het bedrag van € 0,2 mln wordt ten laste van de financiële ruimte gebracht.

€ 1,1 mln (v)

Nee

FR

Deze wijziging betreft een bijstelling van budget

De daling van de kapitaallasten wordt veroorzaakt door achterblijvende investeringen in 2014.

Bijdrage uit reserve (€ 0,8 mln)

 

€ 0,8 mln (n)

Ja

RES

Het uitstel van de overdracht van de DLG-taken naar de provincies (1 maart 2015 in plaats van de geplande 1 januari 2015), leidt in 2015 tot € 0,8 mln lagere (loon)kosten.

Er zijn geen bijstellingen opgenomen voor dit onderwerp in de Najaarsnota 2015.

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. De provincie werkt aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Wat hebben we bereikt?

Terugblik op het programma Focus met ambitie

Een terug- en vooruitblik

Nadat in de periode 2007-2011 via de Organisatie van de Toekomst de grip op de kerntaken en bedrijfsvoering is versterkt, werd in 2011 het startsein gegeven voor het programma Focus met ambitie. Waarom? De mondige, initiatiefrijke en goed geïnformeerde samenleving waarvoor de provincie werkt, stelt hogere eisen aan de overheid. Met Focus met Ambitie investeert de provincie in de ontwikkeling van de organisatie: het moet sneller, slimmer, beter, resultaatgerichter, meer gericht op samenwerking en sneller inspelend op veranderingen buiten. Het moet ook kleiner: met € 10 mln minder externe inhuur en met € 10 mln minder loonkosten (beide natuurlijk structureel). Nu is het tijd om de balans op te maken en met elkaar te bespreken welke ontwikkelingen succesvol zijn gebleken en waar voor de toekomst nog ruimte voor verbetering is. Want hoewel een evaluatie suggereert dat met het einde van het programma de organisatieontwikkeling stopt, is dat zeker niet het geval. Met het nieuwe coalitieakkoord is er hernieuwd richting gegeven aan de ontwikkeling van de organisatie. GS en DT hebben in september 2015 een nieuwe organisatiekoers omarmd die onder meer via het Programma van Waarde vorm wordt gegeven. Met dit Programma van Waarde wil de provincie zich verder ontwikkelen tot een opgavegerichte organisatie die de eigen ambities verbindt en realiseert met de omgeving.

Het programma Focus met ambitie kende drie hoofddoelstellingen:

  • kleiner en efficiënter;

  • flexibel en wendbaar;

  • excelleren/goed presteren.

Kleiner en efficiënter

Binnen de programmaperiode wordt een kwantitatieve bezuinigingstaakstelling van € 10 mln op externe inhuur en € 10 mln op Personeel en Organisatie gerealiseerd.

Het eerste onderdeel van de structurele vermindering van de omvang van de organisatiekosten is de vermindering van externe inhuur. Deze vermindering bedraagt € 10 mln en is verwerkt in de materiële budgetten van de meerjarenbegroting. Daarmee is deze vermindering structureel. Bij Jaarrekening 2014 is verantwoord dat de doelstelling van het halen van de taakstelling vermindering van inhuur externe medewerkers in het kader van FmA is behaald.

Bezuiniging op personeel en organisatie vraagt om organisatiewijziging en heeft gevolgen voor het aantal medewerkers van de provincie. Voor de meeste afdelingen betekende het realiseren van de taakstelling een reorganisatie. Deze reorganisatie heeft bijna de gehele programmaperiode gelopen en is, met ingang van het jaar 2015, gerealiseerd. Tijdens de reorganisatie is het regulier werk doorgegaan en heeft een groot deel van de herplaatsers en collega's die boventallig waren uit eerdere reorganisaties een nieuwe plek in de organisatie gekregen.

Taakstelling Focus met Ambitie Personeel en Organisatie

Taakstelling (cumulatief)

2012

2013

2014

2015

structureel

Personeel en Organisatie

0,0

-2,1

-6,0

-10

-10

Meerjarige ontwikkeling loonkosten

2012

2013

2014

2015

Loonkostenbudget

129,2

121,3

116,4

117,9

Realisatieloonkosten

129,7

120,1

115,6

114,8

FmA - bijdrage per cluster aan reductie loonkosten

Beleid

4,23

Uitvoering

1,79

Ondersteuning

4,92

Totaal structureel

10,94

De taakstelling Personeel en Organisatie is aan het eind van het programma Focus met ambitie behaald. Het programma heeft een structurele reductie van de loonkosten gerealiseerd van € 10,94 mln. De meerjarige ontwikkeling van de loonkosten laat deze daling zowel qua budget als realisatie ook zien. Overigens zitten er in de meerjarige ontwikkeling van de loonkosten ook andere grote organisatiewijzigingen, waaronder het vormen van de RUD's, de instroom van DLG en de afbouw van Jeugdzorg. Wanneer de structurele reductie van loonkosten specifiek voor FmA wordt gemaakt, dan wordt duidelijk dat alle drie de clusters kritisch hun takenpakket afgezet hebben tegen de benodigde capaciteit. Er zijn keuzes gemaakt en ieder heeft naar vermogen bijgedragen aan de reductie.

Budget Frictiekosten Focus met Ambitie

Voor de realisatie van de taakstelling op Personeel en Organisatie is een incidenteel budget voor frictiekosten gereserveerd. Dit budget is bedoeld om met incidentele maatregelen in het kader van het Sociaal Convenant de structurele vermindering van de loonkosten te realiseren. Dit budget frictiekosten is aan het begin van het programma toegekend ter grootte van € 10 mln. Nu de taakstelling structureel gerealiseerd is, blijkt hiervan iets minder dan € 2 mln te zijn besteed. Er is een aantal redenen voor deze onderuitputting. Het aantal herplaatsingskandidaten is veel lager dan voorzien. Tijdens de reorganisatie hebben afdelingen voor een deel de taakstelling zonder formele reorganisatie gerealiseerd, waardoor er ook geen herplaatsingskandidaten waren. De afdelingen die wel een formele reorganisatie in hebben moeten zetten zijn er voorts in geslaagd het aantal medewerkers met de status herplaatsingskandidaat relatief laag te houden. Daarnaast zijn de herplaatsingskandidaten die wel zijn ontstaan voor het merendeel relatief snel van werk naar werk begeleid. Voor het resterende deel herplaatsingstrajecten kan het frictiebudget afgelaagd worden naar € 1 mln.

Flexibel en wendbaar

Medewerkers zijn de afgelopen periode mobieler geworden. De provinciale organisatie wordt kleiner, dat betekent dat de provincie zichzelf voortdurend de vraag moet stellen: welke opgaven heb ik te vervullen en wat heb ik voor medewerkers nodig om dit te doen? Deze manier van denken is onder Focus met Ambitie meer gemeengoed geworden onder het management en hebben we de naam strategische personeelsplanning genoemd. Voor medewerkers betekent dit dat zij steeds vaker met hun leidinggevende het gesprek hebben over wat zij voor de organisatie kunnen betekenen en waar kwaliteiten het beste kunnen worden ingezet. We hebben afgelopen periode een forse slag gemaakt, maar moeten nog meer 'van het papier afkomen' om het tot een succes te laten worden. Mobiliteit is vanzelfsprekender geworden in onze organisatie. Doordat medewerkers niet meer op bureau-, maar op afdelingsniveau zijn geplaatst, is dit ook een stuk makkelijker geworden. Verder zien we dat het zogeheten 3-5-7- loopbaanprincipe steeds meer gemeengoed wordt in de organisatie.

Excelleren / Goed presteren

Netwerkend werken

De afgelopen jaren hebben we dwars door de organisatie heen met elkaar gesproken over netwerkend werken. Netwerkend werken heeft zich ontwikkeld van de rand van de organisatie naar het hart. Zowel GS, DT als organisatie leert door te doen en bekijkt in welke projecten het toegevoegde waarde heeft. We zijn bezig om netwerkend werken onderdeel te maken van onze werkwijze. Er lopen inmiddels 30 projecten waarin netwerkend werken een rol speelt. Ook is er een concernbreed trainingsprogramma van start gegaan voor medewerkers, leidinggevenden en teams om competenties voor netwerkend werken te versterken.

Goed presteren

Het traject goed presteren is erop gericht om de prestaties van de provincie te verbeteren. Het heeft ons geleerd dat veel procedures en werkwijzen zijn gericht op controle, terwijl we voor de toekomst juist de nadruk willen leggen op vertrouwen, ontwikkeling en ruimte bieden. De afgelopen periode hebben we de eerste stappen gezet om deze patronen te doorbreken, denk bijvoorbeeld aan de andere benadering rondom het aanvragen van verlof. Daarnaast ging het programma aan de slag met de vraag hoe wij onze meerwaarde kunnen vergroten. GS en DT hebben gezamenlijk gekeken hoe de provincie haar effectiviteit kan vergroten door een bewustere keuze te maken voor onze rol en inzet van instrumenten. De introductie van het zogeheten kwadrantenmodel bracht scherpte in het gesprek en heeft geholpen bij de totstandkoming van een gemeenschappelijke taal, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Op het gebied van efficiency hebben we met de organisatie talrijke knelpunten in kaart gebracht, bijvoorbeeld het vereenvoudigen van inkoopprocedures en subsidieaanvragen, het afschaffen van tijdschrijven als het niet nodig is en 'single sign on' voor de hele provincie. Op het gebied van kennis en kunde besteden we nu structureel aandacht aan het behoud van kennis bij vertrek van collega's. Verder zijn de 'Train je collega week' tot bloei gekomen om kennis te delen in onze organisatie. Ook op het gebied van samenwerken hebben we stappen gezet om integraler te werken op concrete dossiers.

Leiderschap

Leidinggevenden spelen een cruciale rol binnen een organisatie in verandering. Door structureel het gesprek aan te gaan met medewerkers, hen te helpen om mee te gaan in veranderingen en zelf voorbeeldgedrag te laten zien. Maar dat is niet altijd makkelijk en vanzelfsprekend voor leidinggevenden. Daarom heeft Focus met Ambitie een traject georganiseerd waarin leidinggevenden met elkaar aan de slag gingen om hun leiderschap te versterken. Samen kwamen de leidinggevenden tot een profiel waarin vertrouwen geven en krijgen, verbinden, vernieuwen en richting geven de gemeenschappelijke basis vormden. Instrumenten als de 360 graden feedback werden ingezet om te kijken waar leidinggevenden stonden in hun ontwikkeling. Een belangrijk resultaat is dat leidinggevenden een gedeeld beeld hebben hoe goed leiderschap eruit ziet. Leidinggevenden werken beter samen en durven elkaar meer aan te spreken.

Loonkosten/formatie

Overzicht formatie, bezetting en loonkosten

Rekening 2014

Rekening 2015

Resultaat

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

Formatie (aantal fte) per

 

1-1-2014

31-12-2014

1-1-2015

31-12-2015

 

1.691

1.607

1.625

1.632

-7

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

Bezetting (aantal fte) per

 

1-1-2014

31-12-2014

1-1-2015

31-12-2015

 

1.575

1.509

1.503

1.497

6

Loonkostenbudget

Realisatie loonkosten

Loonkostenbudget

Realisatie loonkosten

 

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

(bedragen x € 1 mln)

 

116,4

115,6

117,9

114,8

3,1

De hoogte van het budgettair kader voor de loonkosten bestaat uit de vaste, variabele en gedifferentieerde loonkosten en is bepaald conform de afspraken hierover in het Hoofdlijnenakkoord 2015-2019. Dit houdt in dat het budget van 2015 is verhoogd met de effecten van de CAO 2012-2015 en is aangepast aan de eerder door Provinciale Staten vastgestelde formatie-ontwikkelingen.

Formatie

In 2015 is de formatie van de provincie Zuid-Holland met 7 fte toegenomen. Deze toename wordt enerzijds veroorzaakt door een afname van 5 fte in verband met het besluit tot een geleidelijke afbouw van formatie voor jeugdzorg in drie tranches van 1/3e per jaar, waardoor in 2015 de formatie 2/3e is, in 2016 de formatie op 1/3e zit en dit vanaf 2017 is afgebouwd naar 0 fte. Anderzijds door een toename van 12 fte voor het traineeprogramma 2014-2016.

In de formatiecijfers is nog niet het volledige effect van de taakstelling uit het programma Focus met ambitie verwerkt (G.Z-H).

Bezetting

De bezetting ultimo december bedroeg 1.497 fte. De lagere bezetting ten opzichte van de formatie wordt veroorzaakt door vrijwillig vertrek, uitstroom van medewerkers vanwege pensioen, het niet invullen van vacatures en het beëindigen van tijdelijke contracten.

Loonkosten

Het resultaat ten aanzien van de loonkosten is per saldo uitgekomen op een onderschrijding van € 3,1 mln. Deze onderschrijding wordt voor een bedrag van € 0,3 mln veroorzaakt door het onderdeel gedifferentieerd belonen binnen de loonkosten.

Op grond van afspraken met de bonden dient dit bedrag beschikbaar te blijven voor gedifferentieerd belonen voor de komende jaren. Het bedrag maakt onderdeel uit van het beklemd deel van het rekeningresultaat.

Daarnaast zijn de vaste loonkosten met een bedrag van € 2,7 mln onderschreden. Deze onderschrijding wordt veroorzaakt door het niet invullen van vacatures. De oorzaak moet in relatie worden gezien met het onderdeel inhuur externe medewerkers.

Er is bewust gekozen om niet in alle gevallen expertise zelf in huis te hebben. Voor incidentele projecten haalt de provincie specifieke expertise in huis in plaats van structurele formatie in te zetten. Daarnaast wordt niet in alle situaties de volledige werklast gedekt door de toegestane formatie, maar wordt gebruikgemaakt van een flexibele schil om capaciteitsbehoefte, die ontstaat bij pieken, op te vangen.

Inhuur externe medewerkers

(bedragen x € 1.000)

Realisatie 2014

Realisatie 2015

Totaal

14.606

16.604

Taken bij doel 1

(Effect)-indicator

Nulmeting

Doelstelling 2015

Realisatie 2015

1. Omvang in overeenstemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten (cumulatief in mln €)

2011

-20,0

-20,0

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

2.1 Percentage ondersteuning

33

32

32

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

1

1,1

1,3

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

-

-

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

-

-

3.3 Afhandeling facturen binnen 30 dagen in %

 

85

85

Toelichting op indicatoren

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten

Zie terugblik Focus met Ambitie.

2.1 Percentage bedrijfsvoering

De streefnorm van 32% voor het percentage ondersteuning in de organisatie is in 2014 gehaald en in 2015 gelijk gebleven. Vanaf begroting 2016 wordt het percentage bedrijfsvoering gepresenteerd om aan te sluiten bij de gehanteerde definitie van andere (overheids-)organisaties.

2.2 Verbeteren effectiviteit organisatie

De effectiviteit van de organisatie wordt gemeten aan de hand van de indicatoren ziekteverzuim, interne en externe mobiliteit van personeel, diversiteit in personeelsopbouw, verbetering in hoofd- en werkprocessen en ICT. Mede door de verhoogde mobiliteit is de effectiviteit van de organisatie hoger dan de streefwaarde.

3.1 Klanttevredenheid

In het afsprakenkader 'Samen werken, Samen leven' (2007-2011) tussen Rijk en provincies is opgenomen dat de overheidsdienstverlening minimaal een 7 moet scoren naar het oordeel van klanten. Provincies meten daarom sinds 2010 in gezamenlijkheid elke twee jaar de klanttevredenheid, gemeten in een rapportcijfer én een kwaliteitsoordeel op vijfpuntsschaal (in 2010 respectievelijk 6,8 en 3,4). Het kwaliteitscijfer is een gemiddelde van stellingen verdeeld over de onderdelen betrouwbaarheid, responsiviteit, zekerheid, inleven in de klant en tastbare zaken.

In april 2014 heeft het laatste klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. Hieruit blijkt dat het rapportcijfer in vier jaar tijd onveranderd is gebleven op 6,84. De aanpak richt zich op drie prioriteiten: in één keer goed, op tijd en proactief dienst verlenen.

In 2015 is gewerkt aan verhoging van de tevredenheid van klanten. Hierbij is er in interactie met ruim 200 klanten via zogenaamde klantreizen geïnvesteerd in een meer klantgerichte werkwijze en een continue feedbackloop. Het eerstvolgende onderzoek zal plaatsvinden in het najaar van 2016. Naast een algemeen rapportcijfer wordt voor de vijf afdelingen een verbijzonderde meting uitgevoerd om het effect van hun inspanningen te kunnen achterhalen.

3.2 Kwaliteit dienstverlening

Het gemiddelde kwaliteitscijfer van de dienstverlening van de provincie is 3,6 en daarmee hoger dan de vorige meting in 2010 waar een 3,4 werd gescoord. Het kwaliteitscijfer wordt door initiatiefnemers van het IPO vanaf 2014 niet meer uitgedrukt in de drie onderwerpen (betrouwbaarheid, responsiviteit en zekerheid), maar wordt gerapporteerd als één gemiddeld kwaliteitscijfer over 12 onderwerpen.

Een nieuwe meting staat gepland in het najaar van 2016.

3.3 Afhandeling facturen binnen 30 dagen

De streefnorm van 85% betaalde facturen binnen 30 dagen is behaald. De realisatie bleef in het eerste halfjaar met 82% achter bij de streefnorm. In het tweede halfjaar is de aandacht voor het factuurverwerkingsproces geïntensiveerd, hetgeen heeft geleid tot een realisatie van 88% in het tweede halfjaar.

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Wat hebben we bereikt?

Taken bij doel 2

(Effect)-indicator

Nulmeting

Doelstelling 2015

Realisatie 2015

1. Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

1.1 Duurzaam inkopen als randvoorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbestedingen)

100

100

100

Toelichting op indicatoren

1.1 Duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

In 2009 is de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend en het streven is naar 100% duurzaamheid in alle nieuwe inkoop- en aanbestedingstrajecten volgens de minimumeisen uit de duurzaamheidscriteria van AgentschapNL. Deze doelstelling wordt in alle aanbestedingen meegenomen en opgenomen in de contracten.

De provincie heeft al op 10 februari 2014 de Green Deal Duurzaam GWW ondertekend en hiermee aangegeven het inkopen van alle werken en aan werken gerelateerde diensten volgens de Aanpak Duurzaam GWW te doen. Hierbij wordt vanaf de voorkant van GWW projecten (verkenningen/planfase) gekeken naar kansen voor duurzaamheid.

Daarnaast is eind 2015 besloten om ook de Greendeal circulaire economie te ondertekenen. Hiermee wordt verder invulling gegeven aan het verdere verduurzamen van de inkoop.
De aanpak duurzaam inkopen heeft een link met het programma Energietransitie. Door vroegtijdig duurzaamheidskansen mee te nemen krijgen innovatie en energietransitie een kans.

In 2014 is het leasecontract voor het wagenpark aanbesteed. Een groot deel van het wagenpark is in 2015 vervangen door hybride auto's (elektrisch/benzine). Het nieuwe contract beslaat een periode van 2 jaar, opdat sneller kan worden ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen. Tevens beschikt de provincie over een volledig elektrische auto.